Henkilötietolain (523/1999) 10§:n ja 24§:n mukainen rekisteriseloste. Laadittu 24.05.2018
1. Rekisterinpitäjän nimi ja osoite
SaferGlobe ry
Pasilankatu 2, 00240 Helsinki
Y-tunnus: 2373293-3
2. Rekisteriasioita hoitava henkilö
Maria Mekri, toimisto(at)saferglobe.fi
3. Rekisterin nimi
SaferGloben jäsenrekisteri.
4. Rekisterin käyttötarkoitus
Rekisterin tarkoituksena on kerätä yhdistyksen jäsenistä yhdistyslain (503/1989) 11 §:n vaatimat henkilötiedot ja muut yhdistyksen toimintaa varten tarpeelliset tiedot. Yhteys- ja jäsenyystietoja kerätään jäsenasioiden hoitamista, tiedotusta ja laskutusta varten. Tietoja käsitellään sähköisellä rekisteripalvelulla (Yhdistysavain Rekisteri) ja tätä varten tietoja tallennetaan palveluntarjoajan (Avoine Oy) palvelimille.
5. Rekisterin tietosisältö
Rekisteriin kerätään pakollisina tietoina yhdistyslain (503/1989) 11 §:n vaatimat henkilötiedot, eli jäsenen täydellinen nimi ja kotipaikka. Lisäksi kerätään seuraavat tiedot:
– Jäsenien yhteystiedot (postiosoite, puhelin ja sähköposti)
– Jäsenmaksutiedot (laskutukset ja maksusuoritukset).
Lisäksi varsinaisilta jäseniltä kerätään seuraavat tiedot:
– Jäsenyystiedot (jäsenyyden alkamisajankohta, tehtävät, yhdistyksen toimialaan liittyvät kiinnostuksen kohteet ja taidot).
6. Säännönmukaiset tietolähteet
Jäsenrekisteriin kirjattavat tiedot saadaan jäsenen omalla ilmoituksella tai jäsenyyttä hakevan henkilön ilmoituksella jäsenhakemuksen kautta.
7. Säännönmukaiset tietojen luovutukset ja tietojen siirto EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle
Tietoja ei luovuteta säännönmukaisesti kolmansille osapuolille EU:n ja ETA:n sisällä eikä ulkopuolella. Varsinaisten jäsenten jäsentietoja luovutetaan säännönmukaisesti sähköisesti yhdistyksen jäsenille kirjautumisen edellyttävillä suljetuilla jäsensivuilla. Luovutettavia tietoja ovat nimi, asuinpaikkakunta, sähköposti, puhelinnumero, tehtävät ja yhdistyksen toimialaan liittyvät kiinnostuksen kohteet ja taidot.
8. Rekisterin suojauksen periaatteet
Henkilötiedot säilytetään luottamuksellisina. Paperilla olevat tiedot säilytetään lukkojen takana jonne on pääsy vain asianmukaisilla henkilöillä. Sähköinen jäsenrekisteri sijaitsee valvotussa palvelinkeskuksessa käyttäjätunnuksin suojatulla palvelimella. SaferGlobe ry ja rekisteripalvelun tarjoaja huolehtivat tietoturvan säilymisestä parhaan kykynsä mukaan
9. Tarkastus ja korjausoikeus
Jäsenellä on oikeus saada tarkastaa itseään koskevat tiedot. Pyyntö on esitettävä kirjallisesti yhdistyksen hallitukselle. Jäsenellä on oikeus vaatia rekisterissä olevan virheellisen tiedon korjaamista. Pyyntö on esitettävä kirjallisesti rekisteriasioista vastaavalle henkilölle. Jäsenillä on mahdollisuus päivittää omia yhteystietojaan itse tai toimittamalla tiedot rekisteriasioista vastaavalla henkilölle.
Henkilötietolain (523/1999) 10§:n ja 24§:n mukainen rekisteriseloste.
Rekisterinpitäjä
SaferGlobe
Pasilankatu 2
00240 Helsinki
Y-tunnus: 2373293-3
Rekisteriasioita hoitava henkilö
Maria Mekri, SaferGloben toiminnanjohtaja
Maria.mekri@saferglobe.fi
+358-40-326 3337
Rekisterin nimi
SaferGloben tietojärjestelmät (tapahtumalomakkeet)
Rekisterin käyttötarkoitus
Rekisterin tietoja käytetään SaferGloben tapahtumien järjestämistä varten. Yksittäisen osallistujan antamia henkilötietoja käytetään vain välttämättömissä ja tapahtumaan liittyvissä asioissa.
Rekisterin sisältämät tiedot
Henkilörekisteri sisältää seuraavia tietoja:
• Henkilön etu-ja sukunimi
• Sukupuoli
• Nimike/ Titteli/ Arvonimi
• Taustaorganisaatio
• Viestintään käytettävä kieli
• Sähköpostiosoite
• Puhelinnumero
• Syntymäaika/ei sotua
• Kotiosoite
• Postinumero ja paikkakunta
• Mahdolliset erityisruokavaliot ja muut huomioitavat asiat
• Kuvauslupa
Ulkomailla järjestettävissä ja niihin verrattavissa tilaisuuksissa ja tapahtumissa keräämme lisäksi seuraavat tiedot:
• Passin numero
• Henkilökortin numero
• Kansalaisuus
• Sosiaaliturvatunnus
• Viisumi/EFTA-tiedot
• Digitaalinen passikuva
Tietojen säilytys
Tapahtumien rekisteritiedot säilytetään kaksi (2) kuukautta tapahtuman tai tilaisuuden jälkeen ellei yhdistyksen säännöt, Suomen laki tai tapahtuman luonne toisin edellytä. Henkilötiedot voidaan säilyttää myös tätä kauemmin, jos sovellettava lainsäädäntö tai yhdistyksen sopimusvelvoitteet kolmansia kohtaan edellyttävät pidempää säilytysaikaa.
Osallistujien nimitiedot voivat näkyä tapahtumien ja tilaisuuksien aikana välttämättömissä asioissa muille osallistujille. Nimitiedot voidaan luovuttaa myös osallistujaluettelona majoitusta, ruokailuja tai muita tapahtumajärjestelyihin liittyviä asioita varten niitä hoitaville tahoille.
Tietojen luovutuksen ja tietojen siirto EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle
Tietojen säilyttämiseen käytetään ulkopuolisia palveluita kuten Yhdistysavain, Google-palvelut ja MailJet, joiden ylläpitämät palvelimet saattavat fyysisesti sijaita EU- ja ETA-alueen ulkopuolella. Muita tietoja ei luovuteta.
Yhdistys voi myös ulkoistaa henkilötietojesi käsittelyn ulkopuolisille yrityksille, jotka voivat sijaita myös Euroopan Unionin ja Euroopan talousalueen ulkopuolella olevissa maissa, kuten Yhdysvalloissa. Nämä yritykset voivat käsitellä henkilötietoja tarjotakseen esimerkiksi infrastruktuuri- ja IT-palveluita, tai muita palveluja. Tällaisissa tapauksissa riittävästi tietoturvasta ja rekisterin käisttelystä huolehditaan EU-U.S.–Privacy Shield– järjestelyllä, tai sopimusteitse käyttämällä EU-Komission hyväksymiä mallilausekkeita.
Lisätietoa G-Suite-palvelusta.
Lisätietoa MailJet-palvelusta.
Profilointi
Järjestö voi osana henkilötietojen käsittelyä toteuttaa rekisteröidyn automaattista profilointia. Profiloinnin seurauksena rekisteröity saa hänelle paremmin kohdennettuja viestejä.
Rekisterin suojauksen periaatteet
Annetut tiedot on tallennettu rekisterinpitäjän järjestelmiin. Järjestelmiin sisäänpääsy edellyttää käyttäjätunnuksen ja salasanan syöttämistä. Järjestelmiin tallennettuihin rekisterin sisältämiin tietoihin pääsevät ja niitä ovat oikeutettuja käyttämään vain tietyt, ennalta määritellyt, ylläpitäjät. Rekisterin sisältämät tiedot sijaitsevat lukituissa ja vartioiduissa tiloissa.
Rekisteröidyn kielto-oikeus
Rekisteröidyllä on oikeus kieltää rekisterinpitäjää käsittelemästä häntä itseään koskevia tietoja suoramainontaa, etämyyntia tai muuta suoramarkkinointia sekä markkina- ja mielipidetutkimusta samoin kuin henkilömatrikkelia ja sukututkimusta varten. Kielto tulee tehdä kirjallisesti ja osoittaa rekisteriasioista vastaavalle henkilöille.
Rekisteröidyn tarkastus-oikeus
Rekisteröidylä on oikeus tarkastaa rekisteriin tallennetut itseään koskevat tiedot ja saada niistä kopiot. Tarkastuspyyntö tulee tehdä kirjallisesti ja osoittaa rekisteriasioista vastaavalle henkilölle.
Tiedon korjaaminen
Rekisterinpitäjä oikaisee, poistaa tai täydentää rekisterissä olevan, käsittelyn tarkoituksen kannalta virheellisen, tarpeettoman, puutteellisen tai vanhentuneen henkilötiedon oma-aloitteisesti tai rekisteröidyn vaatimuksesta. Rekisteröidyn tulee ottaa yhteyttä rekisterinpitäjän rekisteriasioista vastaavaan henkilöön tiedon korjaamiseksi.
Rekisterinpitäjä
SaferGlobe
Pasilankatu 2
00240 Helsinki
Y-tunnus: 2373293-3
Rekisteriasioita hoitava henkilö
Maria Mekri, SaferGloben toiminnanjohtaja
Maria.mekri@saferglobe.fi
+358-40-326 3337
Rekisterin nimi
SaferGloben tietojärjestelmät (uutiskirjeen rekisteri)
Rekisterin käyttötarkoitus
Rekisterin tarkoituksena on asiakastietojen ja tiedotteiden lähettämiseen liittyvien tietojen ylläpito. Rekisteriä käytetään:
– tiedotteiden postittamiseen
– tilausten laskutuksiin ja suoritusten kirjauksiin.
Rekisterin sisältämät tiedot
Henkilörekisteri sisältää seuraavia tietoja:
• Henkilön etu-ja sukunimi
• Sukupuoli
• Nimike/ Titteli/ Arvonimi
• Taustaorganisaatio
• Viestintään käytettävä kieli
• Mielenkiinnon kohteet
• Sähköpostiosoite
• Puhelinnumero
• Syntymäaika/ei sotua
• Osoite
• Postinumero ja paikkakunta
• Mahdolliset erityisruokavaliot ja muut huomioitavat asiat
Tietojen säilytys
Tiedot säilytetään viisi vuotta tai kunnes niiden poistoa pyydetään. Henkilötiedot voidaan säilyttää myös tätä kauemmin, jos sovellettava lainsäädäntö tai yhdistyksen sopimusvelvoitteet kolmansia kohtaan edellyttävät pidempää säilytysaikaa.
Tietojen luovutuksen ja tietojen siirto EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle
Tietojen säilyttämiseen käytetään ulkopuolisia palveluita kuten Yhdistysavain, Google-palvelut ja MailJet, joiden ylläpitämät palvelimet saattavat fyysisesti sijaita EU- ja ETA-alueen ulkopuolella. Muita tietoja ei luovuteta.
Yhdistys voi myös ulkoistaa henkilötietojesi käsittelyn ulkopuolisille yrityksille, jotka voivat sijaita myös Euroopan Unionin ja Euroopan talousalueen ulkopuolella olevissa maissa, kuten Yhdysvalloissa. Nämä yritykset voivat käsitellä henkilötietoja tarjotakseen esimerkiksi infrastruktuuri- ja IT-palveluita, tai muita palveluja. Tällaisissa tapauksissa riittävästi tietoturvasta ja rekisterin käisttelystä huolehditaan EU-U.S.–Privacy Shield– järjestelyllä, tai sopimusteitse käyttämällä EU-Komission hyväksymiä mallilausekkeita.
Lisätietoa G-Suite-palvelusta.
Lisätietoa MailJet-palvelusta.
Profilointi
Järjestö voi osana henkilötietojen käsittelyä toteuttaa rekisteröidyn automaattista profilointia. Profiloinnin seurauksena rekisteröity saa hänelle paremmin kohdennettuja viestejä.
Rekisterin suojauksen periaatteet
Annetut tiedot on tallennettu rekisterinpitäjän järjestelmiin. Järjestelmiin sisäänpääsy edellyttää käyttäjätunnuksen ja salasanan syöttämistä. Järjestelmiin tallennettuihin rekisterin sisältämiin tietoihin pääsevät ja niitä ovat oikeutettuja käyttämään vain tietyt, ennalta määritellyt, ylläpitäjät. Rekisterin sisältämät tiedot sijaitsevat lukituissa ja vartioiduissa tiloissa.
Rekisteröidyn kielto-oikeus
Rekisteröidyllä on oikeus kieltää rekisterinpitäjää käsittelemästä häntä itseään koskevia tietoja suoramainontaa, etämyyntia tai muuta suoramarkkinointia sekä markkina- ja mielipidetutkimusta samoin kuin henkilömatrikkelia ja sukututkimusta varten. Kielto tulee tehdä kirjallisesti ja osoittaa rekisteriasioista vastaavalle henkilöille.
Rekisteröidyn tarkastus-oikeus
Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa rekisteriin tallennetut itseään koskevat tiedot ja saada niistä kopiot. Tarkastuspyyntö tulee tehdä kirjallisesti ja osoittaa rekisteriasioista vastaavalle henkilölle.
Tiedon korjaaminen
Rekisterinpitäjä oikaisee, poistaa tai täydentää rekisterissä olevan, käsittelyn tarkoituksen kannalta virheellisen, tarpeettoman, puutteellisen tai vanhentuneen henkilötiedon oma-aloitteisesti tai rekisteröidyn vaatimuksesta. Rekisteröidyn tulee ottaa yhteyttä rekisterinpitäjän rekisteriasioista vastaavaan henkilöön tiedon korjaamiseksi.