Henkilötietolain (523/1999) 10§:n ja 24§:n mukainen rekisteriseloste.

Rekisterinpitäjä
SaferGlobe
Siltasaarenkatu 4, 7 krs.
00520 Helsinki
Y-tunnus: 2373293-3

Rekisteriasioita hoitava henkilö
Maria Mekri, SaferGloben toiminnanjohtaja

+358-40-326 3337

Rekisterin nimi
SaferGloben tietojärjestelmät (jäsenrekisteri)

Rekisterin käyttötarkoitus
Rekisterin käyttötarkoitus Rekisterin tietoja käytetään SaferGloben tapahtumien järjestämistä varten. Yksittäisen osallistujan antamia henkilötietoja käytetään vain välttämättömissä ja tapahtumaan liittyvissä asioissa.

Rekisterin sisältämät tiedot
Henkilörekisteri sisältää seuraavia tietoja:
• Henkilön etu-ja sukunimi
• Sukupuoli
• Nimike/ Titteli/ Arvonimi
• Taustaorganisaatio
• Viestintään käytettävä kieli
• Sähköpostiosoite
• Puhelinnumero
• Syntymäaika/ei sotua
• Kotiosoite
• Postinumero ja paikkakunta
• Mahdolliset erityisruokavaliot ja muut huomioitavat asiat
• Kuvauslupa

Ulkomailla järjestettävissä ja niihin verrattavissa tilaisuuksissa ja tapahtumissa keräämme lisäksi seuraavat tiedot:
• Passin numero
• Henkilökortin numero
• Kansalaisuus
• Sosiaaliturvatunnus
• Viisumi/EFTA-tiedot
• Digitaalinen passikuva

Tietojen säilytys
Tapahtumien rekisteritiedot säilytetään kaksi (2) kuukautta tapahtuman tai tilaisuuden jälkeen ellei yhdistyksen säännöt, Suomen laki tai tapahtuman luonne toisin edellytä. Henkilötiedot voidaan säilyttää myös tätä kauemmin, jos sovellettava lainsäädäntö tai yhdistyksen sopimusvelvoitteet kolmansia kohtaan edellyttävät pidempää säilytysaikaa.
Osallistujien nimitiedot voivat näkyä tapahtumien ja tilaisuuksien aikana välttämättömissä asioissa muille osallistujille. Nimitiedot voidaan luovuttaa myös osallistujaluettelona majoitusta, ruokailuja tai muita tapahtumajärjestelyihin liittyviä asioita varten niitä hoitaville tahoille.

Tietojen luovutuksen ja tietojen siirto EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle
Tietojen säilyttämiseen käytetään ulkopuolisia palveluita kuten Yhdistysavain, Google-palvelut ja MailChimp, joiden ylläpitämät palvelimet saattavat fyysisesti sijaita EU- ja ETA-alueen ulkopuolella. Muita tietoja ei luovuteta.

Yhdistys voi myös ulkoistaa henkilötietojesi käsittelyn ulkopuolisille yrityksille, jotka voivat sijaita myös Euroopan Unionin ja Euroopan talousalueen ulkopuolella olevissa maissa, kuten Yhdysvalloissa. Nämä yritykset voivat käsitellä henkilötietoja tarjotakseen esimerkiksi infrastruktuuri- ja IT-palveluita, tai muita palveluja. Tällaisissa tapauksissa riittävästi tietoturvasta ja rekisterin käisttelystä huolehditaan EU-U.S.–Privacy Shield– järjestelyllä, tai sopimusteitse käyttämällä EU-Komission hyväksymiä mallilausekkeita.

Lisätietoa G-Suite-palvelusta.

Lisätietoa MailChimp-palvelusta.

Profilointi
Järjestö voi osana henkilötietojen käsittelyä toteuttaa rekisteröidyn automaattista profilointia. Profiloinnin seurauksena rekisteröity saa hänelle paremmin kohdennettuja viestejä.

Rekisterin suojauksen periaatteet
Annetut tiedot on tallennettu rekisterinpitäjän järjestelmiin. Järjestelmiin sisäänpääsy edellyttää käyttäjätunnuksen ja salasanan syöttämistä. Järjestelmiin tallennettuihin rekisterin sisältämiin tietoihin pääsevät ja niitä ovat oikeutettuja käyttämään vain tietyt, ennalta määritellyt, ylläpitäjät. Rekisterin sisältämät tiedot sijaitsevat lukituissa ja vartioiduissa tiloissa.

Rekisteröidyn kielto-oikeus
Rekisteröidyllä on oikeus kieltää rekisterinpitäjää käsittelemästä häntä itseään koskevia tietoja suoramainontaa, etämyyntia tai muuta suoramarkkinointia sekä markkina- ja mielipidetutkimusta samoin kuin henkilömatrikkelia ja sukututkimusta varten. Kielto tulee tehdä kirjallisesti ja osoittaa rekisteriasioista vastaavalle henkilöille.

Rekisteröidyn tarkastus-oikeus
Rekisteröidylä on oikeus tarkastaa rekisteriin tallennetut itseään koskevat tiedot ja saada niistä kopiot. Tarkastuspyyntö tulee tehdä kirjallisesti ja osoittaa rekisteriasioista vastaavalle henkilölle.

Tiedon korjaaminen
Rekisterinpitäjä oikaisee, poistaa tai täydentää rekisterissä olevan, käsittelyn tarkoituksen kannalta virheellisen, tarpeettoman, puutteellisen tai vanhentuneen henkilötiedon oma-aloitteisesti tai rekisteröidyn vaatimuksesta. Rekisteröidyn tulee ottaa yhteyttä rekisterinpitäjän rekisteriasioista vastaavaan henkilöön tiedon korjaamiseksi.